Как использовать автоматические ответы в WhatsApp, чтобы сэкономить время: пошаговое руководство

20 декабря, 2022
9 минут

Дейл Карнеги говорил, что любит клубнику со сливками, но рыба предпочитает червяков. Поэтому на рыбалке он думал не о том, что любил сам, а о том, что нравится рыбе.

Клиенты в любом бизнесе не любят, когда их по какой-либо причине заставляют долго ждать. Чтобы решить эту проблему, в бизнес-приложении WhatsApp существует функция автоответчика, которая нужна для создания и отправки автоматических смс.

Узнайте, как настроить автоответчик, какие для этого инструмента могут быть ответы в WhatsApp и как он работает с возможностями сервиса Wazzup.

Что такое автоответчик в WhatsApp, его преимущества и для чего он нужен пользователям

Если рассматривать Ватсап для бизнеса не только как мессенджер для общения с клиентами, но и как полезное приложение для автоответчика, то необходимо кое-что понять. Кому и зачем важна эта функция, которую можете использовать, чтобы автоматически отвечать на действия своих клиентов через настройку автоответа в WhatsApp? Таким образом, пользователям будут приходить автоответы от вашей компании в нужное время и без проблем.

В случае, когда вы хотите настроить автоответ, чаще всего выбор падает на приветственное сообщение, которое будет автоматически получать человек сразу же, как зайдет в чат с компанией. В системе есть инструменты, которые предоставляют возможность создать и изменить подходящий текст автоответчика в таком сообщении. Можете указать список людей, кому следует получить ответы в WhatsApp. Возможно персонализировать эти послания, то есть при необходимости отметить имя клиента через пользовательский интерфейс.

Бизнес-приложение WhatsApp позволяет создать сообщения, которыми можете ответить, когда по какой-либо причине оператора нет на месте. Также есть функция «Быстрые ответы».

Автоответчик в WhatsApp с настройкой «Нет на месте» отправляет сообщение человеку, если он напишет, например, в выходные дни. С помощью приложения можете ответить, что обязательно свяжетесь с клиентом позже, поскольку в настоящий момент вы находитесь не на рабочем месте. Эта функция позволяет выбрать адресатов и настраивать точное время, в которое должны отправляться уведомления для этой цели.

Использование «Быстрых ответов» предоставляет возможность создать сокращения для популярных слов и фраз в сообщениях, чтобы быстрее писать необходимую информацию и сэкономить время.

Автоответчик в WhatsApp Business является актуальным вариантом и для разрешения личных вопросов. К примеру, опция автоматического ответа поможет привлечь внимание других пользователей и сообщить о вашем отсутствии в сети и невозможности пока общаться.

Автоматические ответы в WhatsApp пригодятся различным онлайн-магазинам и ИП, чтобы отправлять уведомления потенциальным и постоянным клиентам, создать и сохранить с ними хорошие отношения.

Можно также сделать текстовые шаблоны, добавить в сообщения файлы, ссылки и активировать рассылку в зависимости от определенных задач рекламы.

Все эти функции, как и автоответчик в WhatsApp, нужны для самых лучших показателей конверсии.

Как настроить автоответчик и сообщения для него

Чтобы создать автоответчик для WA, придется использовать специальные программы, например, это WhatsAuto-приложение. Хотя это не все ограничения.

Доступ к настройке автоматических ответов получают только приложения от WA, которые работают на устройствах платформы Android от Google. Однако для смартфонов iPhone и планшетов, работающих на базе iOS, пока доступна только версия без автоматических сообщений.

Хотя некоторые пытаются просто скачать через браузер приложение для автоответчика на компьютер, а затем включить или попробовать его перенести на телефон. А затем пользоваться через свою учетную запись. В таком случае мы хотим предупредить о недостатках: это большое безрассудство может привести к заражению устройств вредоносными вирусами.

Официально создать и настроить автоматические ответы в WA сегодня возможно только в приложении WhatsApp Business.

Две основные функции автоответчика — «Нет на месте» и «Приветственное сообщение». Давайте разберемся, как использовать такие режимы. Это не займет много времени.

Что сначала необходимо сделать, если планируется настройка автоответчика? Нажмите на три точки в правом верхнем углу аккаунта. Далее вам просто надо выбрать раздел «Business Tools». Там вы сможете сделать настройку категории «Нет на месте» и «Приветственное сообщение».

Автоматическое сообщение «Нет на месте»

Эта функция помогает отвечать действующему или будущему клиенту в нерабочие часы. Или если вы не можете сейчас быть на связи и не ведете переписку.

Вы находитесь в разделе «Business Tools» («Инструменты для бизнеса»). Можете выбрать «Away message» («Сообщение об отсутствии»/«Нет на месте»). Затем активируйте функцию «Send away message» («Отправить сообщение об отсутствии») и ниже нажмите на «Away message» («Сообщение об отсутствии»).

Введите и отредактируйте в текстовых инструментах сообщение, которое хотели бы, чтобы клиенты получали автоматически, когда у вас нет возможности написать уведомление. Нажмите ОК.

Далее выберите пункт «Schedule» («Расписание»), чтобы указать, что вам нужна настройка конкретного времени для этих сообщений с уведомлениями об отсутствии. Здесь вы имеете следующие варианты:

  • «Always send» («Отправлять всегда») — автоответчик пишет комментарий всегда, если вас очень долгое время нет на месте.
  • «Custom schedule» («Индивидуальный график») — автоответчик в WhatsApp отправляет сообщение категории «Нет на месте», когда это актуально в конкретное время, например, в выходные и обеденные перерывы. Здесь надо будет настроить время начала и время окончания работы автоматического ответа.
  • «Outside of business hours» («В нерабочее время») — ответы отправляются в часы, когда компания закрыта.

Кроме прочего, в разделе «Recipients» («Получатели») возможно выбрать адресатов, с которыми вы решили связаться путем автоответчика.

Приветственное сообщение

Автоответчик в WhatsApp позволяет настроить приветственное сообщение для ответа тем клиентам, которых хотите поприветствовать впервые или после молчания более двух недель.

В разделе «Business Tools» («Инструменты для бизнеса») выбирайте «Greeting message» («Приветственное сообщение»). Активируйте функцию «Send greeting message» («Отправить приветственное сообщение»). Ниже введите текст своего сообщения для автоматических ответов.

Потом, если в приложении открыть пункт «Recipients» («Получатели»), можно выбрать, кому будут отправляться приветственные сообщения с помощью автоответчика.

Автоответчик через сервис Wazzup

Если вы работаете в приложении WA Business API через услуги сервиса Wazzup, у нас для вас отличная новость. Сможете легко настроить автоматические ответы нескольких типов:

  • Нерабочее время;
  • Пропущенный вызов;
  • Первое входящее.

Когда вы настроили для ответа эти сообщения, то срабатывают они в зависимости от ситуации, но в приоритетном порядке, который мы упомянули выше. В чем это заключается?

Например, если человек впервые вам пишет сообщение и хочет начать разговор во внеурочные часы, то получит автоматический ответ такого типа, как «Нерабочее время». Если же клиент попытается позвонить, и это начнет диалог на канале Ватсап Web — версии приложения для компьютера, активируется функция «Пропущенный вызов».

Если правильно настроили автоматический ответ «Нерабочее время»

  • Когда срабатывает это автоматическое сообщение, счетчик неотвеченных смс не обнуляется.
  • Автоответ не реагирует на комментарии из социальных сетей ВК и Instagram.
  • Эта функция не действует в групповом чате.
  • Можете создавать автоматический ответ в одном чате не чаще одного раза за 12 часов.
  • Если сообщения попали в сервис Wazzup из приложения Ватсап с опозданием, то автоответ отправится только в том случае, когда в данном диалоге последним стоит сообщение, которое пришло менее часа назад.

Если правильно настроили автоматический ответ «Первое входящее»

  • Когда в выбранные каналы в рабочие часы пришло 1-е сообщение, автоответчик отправит сообщение, которое вы заранее написали для этого.
  • Неотвеченные входящие сообщения не обнуляются, когда срабатывает автоматический ответ.
  • Сообщение «Первое входящее» не реагирует на комментарии в ВК и Instagram.
  • Не функционирует в групповом чате приложения.
  • Это реакция на 1-е смс, поэтому в каждом диалоге может появиться только раз.
  • Когда данные поступили в Wazzup с задержкой, то автоответчик отправит сообщение в том случае, если это новый диалог, в котором не было еще исходящих сообщений, а клиент написал менее часа назад.

Если правильно настроили автоматический ответ «Пропущенный звонок»

  • Эта функция доступна только на каналах WhatsApp Web.
  • Запускается, если в чате с пользователем до этого уже были сообщения.
  • Когда клиент не дозвонится в WA Web, то получит сообщение, которое вы написали заранее. Счетчик неотвеченных сообщений не обнуляется.
  • Если ответить на звонок с другого устройства, в этом случае версия Web не зафиксирует пропущенный, а автоответчик не отправит сообщение.
  • Из личного кабинета невозможно ответить на звонок.

 

Теперь вы знаете, как настроить автоответчик в WhatsApp.

Вашему бизнесу нужны довольные клиенты, а они не любят долго ждать. С автоответчиком и Wazzup можно сразу отвечать на сообщения и звонки, чтобы сохранить доверие людей.

Если настроите автоматические ответы, то, уверены, ваши клиенты оценят такой подход и серьезное отношение к работе. Это не бесплатно, но бесценно.

Содержание
Показать

    Еще статьи по теме: