ООО «Госзаказ» занимается комплексным тендерным сопровождением. На текущий момент у «Госзаказа» на ежедневном сопровождении находятся 450 компаний, а штат насчитывает 160 специалистов. В числе клиентов — ООО «САПСАН», ООО «СТЭЛ», ООО «МК-АГРОТОРГ» и другие крупные компании.
Чем-чем занимается «Госзаказ»?
Тендерное сопровождение — это комплекс B2B услуг, цель которых — подготовка и сопровождение компаний, участвующих в государственных №44-ФЗ и полугосударственных №223-ФЗ закупках, коммерческих тендерах ПАО и АО.
То же самое, но простыми словами
Участие в госзакупках и тендерах — это сложно. Тендерное законодательство в России молодое, в нем часто меняются требования и нормы. Правила подготовки документации для тендера запутанные, а количество самих бумажек превышает все возможные пределы. Любая ошибка в документах лишает компанию права на участие в конкурсе.
Чтобы справиться с этими сложностями, компания либо создает собственный тендерный отдел с юристами и финансистами, либо нанимает стороннего подрядчика. Например, «Госзаказ».
Нанял подрядчика и забыл?
Нет. Подрядчик не сможет принять решение о целесообразности участия в тендере, составить без участия клиента техническую часть заявки и определиться с минимальной ценой контракта. В конечном счёте только клиент «Госзаказа» решает что именно, по какой цене и на каких условиях он будет поставлять заказчику.
Трудности, с которыми столкнулся «Госзаказ»
У руководителя нет доступа к перепискам менеджеров с клиентами
Компании по сопровождению тендеров постоянно находятся в контакте с клиентом: обмениваются документами и согласовывают техническую часть заявки. Менеджеры поняли, что утверждать документы в WhatsApp быстрее, чем звонить или писать на электронную почту. Поэтому для общения с клиентами стали стали использовать личные WhatsApp. Это увеличило скорость коммуникации, но затруднило руководителю контроль за работой.
Появились проблемы с дублированием задач
В «Госзаказе» не было единой базы данных по клиентам. Рабочая информация хранилась на разных ресурсах: в Google документах, таблицах в Excel, личных телефонах сотрудников. Сотруднику было сложно найти информацию о том, с каким клиентом уже связались коллеги, а с каким еще нет. В итоге клиенту по одному и тому же вопросу могли написать несколько менеджеров.
Задача: навести порядок в отделе продаж и избавиться от личных номеров в работе с клиентами.
С задачей справился техпартнер Wazzup — EnvyCRM.
EnvyCRM: «”Госзаказ” занимается тендерным сопровождением — это сложная комплексная услуга. Постоянная связь с клиентом, много итераций согласований, куча документов в обороте, частые изменения в законодательстве, на которые нужно реагировать. Естественно, первым шагом мы перенесли все эти процессы в EnvyCRM, подключили аналитику и создали единую систему, в которой можно отслеживать все взаимодействия с клиентом».
Что сделали
1. Внедрили EnvyCRM
Настроили CRM под задачи «Госзаказа», создали единую базу данных клиентов и подключили к CRM разные каналы коммуникации. Теперь все взаимодействия с клиентом записываются, а любые изменения вносятся в систему. Процесс подготовки тендерной документации стал легче, допустить ошибку стало сложнее, а упустить клиента из виду — совсем невозможно.
2. Подключили Wazzup к EnvyCRM
Внедрение интеграции WhatsApp в CRM позволило избавиться от личных номеров сотрудников в работе с клиентом. Все менеджеры общаются с клиентами в WhatsApp с номера телефона компании, а переписки и номера телефонов сохраняются в CRM. Теперь РОП видит все переписки и может взять общение с крупным клиентом под личный контроль.
3. Автоматизировали рутину
В EnvyCRM автоматизировали постановку задач менеджерам и настроили систему уведомлений о назначенных встречах и звонках. Wazzup взял на себя задачу по отправке автоматических сообщений для клиента — автоответы, сообщения с напоминаниями о договоренностях, маркетинговые рассылки.
4. Добавили кнопки для общения в мессенджерах на шапку сайта
«Госзаказ» дал пользователям возможность выбирать способ общения самостоятельно. Часть клиентов продолжила звонить по телефону, а часть перешла в мессенджеры. Менеджеры, которые общались в чатах, показали большую эффективность, чем их коллеги на звонках, — переписываться можно с несколькими клиентами одновременно.
5. Запустили маркетинговые рассылки в WhatsApp
При помощи персонализированных рассылок «Госзаказ» уведомляет пользователей о новых тендерах в нужной сфере и регионе. За шесть месяцев это увеличило ретеншн на 9%. Чтобы делать рассылки и не бояться банов, «Госзаказ» использует официальный WhatsApp Business API от Wazzup.
В итоге
Внедрение EnvyCRM, интеграция с мессенджерами через Wazzup и грамотная автоматизация позволили «Госзаказу» увеличить конверсию на 12%, полностью исключить личные номера менеджеров в общении с клиентом и навести полный порядок в работе с документами.
